Бриф участника выставки — это ключевой документ, который помогает организаторам собрать всю необходимую информацию от компаний-участников для качественной подготовки к мероприятию . На основе его создания и результатов поиска подготовили для вас структурированный шаблон, который можно адаптировать под вашу конкретную выставку.
Базовая структура брифа участника выставки
Раздел 1. Общая информация о компании-участнике
Этот раздел нужен для идентификации участника и ведения коммуникации .
Назначение
Название компании — Официальное наименование для каталога и беджей
Контактное лицо (ФИО, должность) того, кто отвечает за участие со стороны компании
Телефон, email для оперативной связи
Юридический/фактический адрес для договоров и документов
Сайт компании для публикации в каталоге и на сайте выставки
Раздел 2. Цели участия в выставке
Понимание целей помогает организаторам предложить дополнительные опции и оценить эффективность участия после мероприятия .
- Сформулируйте основную цель участия (например: поиск дилеров, презентация новинок, укрепление имиджа, прямые продажи на стенде)
- Какие задачи планируете решить?
- Есть ли особый повод для участия именно в этой выставке?
Раздел 3. Информация о продукте и целевой аудитории
Этот блок важен для позиционирования компании в каталоге и привлечения нужных посетителей
- Какую продукцию/услуги будете представлять?
- Кто ваша целевая аудитория на выставке (дистрибьюторы, розничные покупатели, профессионалы)? Опишите портрет: возраст, сфера деятельности, интересы
- Какое ключевое сообщение (USP) вы хотите донести до посетителей?
- Есть ли уникальные предложения или акции специально для выставки?
Раздел 4. Технические требования к стенду
Критически важный раздел для организаторов и подрядчиков .
- Желаемая площадь стенда (кв. м)
- Тип стенда (линейный, угловой, полуостров, отдельностоящий)
- Необходимое оборудование (электричество, вода, Wi-Fi, дополнительная мебель)
- Планируете ли проводить активности на стенде (мастер-классы, дегустации, розыгрыши)? Если да, опишите
- Требуется ли дополнительная охрана или особые условия хранения?
Раздел 5. Маркетинговые материалы и реклама
Помогает синхронизировать усилия по привлечению посетителей.
- Какие рекламные материалы планируете использовать (буклеты, каталоги, сувенирная продукция)?
- Нужна ли помощь в организации промо-акций?
- Планируете ли заказывать дополнительные рекламные возможности от организаторов (упоминания в рассылках, баннеры, реклама в каталоге)?
- Ссылки на референсы понравившегося оформления стендов
Раздел 6. Информация для каталога и беджей
Точность этих данных критически важна для навигации и печатной продукции.
- Точное название компании для каталога (как должно быть напечатано)
- Описание компании для каталога (до 500 символов)
- Логотип компании (в каком формате предоставляете, требования к файлу)
- Список участников, кому нужны беджи (ФИО, должность)
Раздел 7. Организационные вопросы
- Количество пригласительных билетов для ваших клиентов/партнеров
- Потребность в парковочных местах
- Необходимость аккредитации дополнительного персонала
- Особые пожелания по питанию персонала на стенде
Раздел 8. Бюджет и сроки
- Ориентировочный бюджет на участие (если готовы раскрыть)
- Сроки, в которые вам необходимо утверждение макетов/планировки
- Когда планируете завоз оборудования на стенд?
Важные рекомендации
Для организаторов выставки (кого вы представляете, судя по вашим предыдущим вопросам):
- Сделайте бриф в двух форматах: удобная онлайн-форма (Google Forms, Яндекс Формы) для быстрого сбора данных + PDF для подписания .
- Четко обозначьте дедлайны. Укажите, до какой даты нужно предоставить информацию для каталога, макеты стенда, список участников .
- Назначьте ответственного со стороны организаторов по каждому разделу — к кому обращаться с вопросами.
- Подготовьте памятку для участников после получения брифа — чек-лист дальнейших действий .
Формат документа
Оптимальный вариант — таблица с двумя колонками:
— Левая колонка: вопрос/пункт
— Правая колонка: место для ответа
В «шапке» укажите:
— Название выставки
— Даты проведения
— Дедлайн заполнения брифа
— Контакты ответственного менеджера
Важно: даже если вы используете готовый шаблон, адаптируйте его под конкретную выставку. Не бывает двух одинаковых мероприятий, каждый раз будут новые вводные.